Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach kilka tygodni temu skontrolował Urząd Miasta Myszków w zakresie przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w 2017 r. ŚlUW mimo stwierdzonych nieprawidłowości, kontrolę ocenił pozytywnie.

Kontroli poddano 50 pism spośród 21 997, które wpłynęły do jednostki w 2017 r. W jednym przypadku pismo noszące znamiona skargi zarejestrowano jednocześnie w rejestrze skarg. Pozostałe pisma wpływające do jednostki objęte zakresem kontroli nie nosiły znamion skarg i wniosków w rozumieniu odpowiednio art. 227 i art. 241 Kpa. Kwalifikacja korespondencji wpływającej do jednostki w 2017 r. była prawidłowa

Szczegółowe wyniki kontroli znajdziecie poniżej.

Ustalenie liczby skarg i wniosków, przedmiot skarg i wniosków.

W prowadzonych rejestrach w 2017 r. zaewidencjonowano:
- 8 skarg (w rejestrze skarg ON-1510);
- 76 wniosków (tj. w rejestrach: IM.1510 - 57 wniosków i OK.1510 - 19 wniosków).
Pod poz. 1 w 2017 r. ujęto w rejestrze skarg skargę, która wpłynęła do kontrolowanej jednostki w dniu 05.12.2016 r., czym naruszono art. 254 Kpa.

Przyczyna: wg. wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta Myszkowa:
„W prowadzonym rejestrze skarg, skarga z dnia 05.12.2016 r. została zarejestrowana w 2016 r. W związku z tym, że wydział Spraw Obywatelskich i Ewidencji Gospodarczej udzielił odpowiedzi w 2017 r. Skargę w rejestrze zarejestrowano również w 2017 r. i nadano nr 1”.

Kontroli poddano wszystkie zarejestrowane skargi, które wpłynęły do jednostki  w 2017 r. Ww. skargi zakwalifikowano zgodnie z definicją ujętą w art. 227 Kpa.

W jednym przypadku (poz. 9 z 2017 r. wykaz OK.1510) na 10 wniosków objętych kontrolą błędnie zakwalifikowano zapytanie posła na Sejm RP w sprawie odnotowanych na terenie Gminy Myszków incydentów związanych z nadmierną wycinką drzew jako wniosek, co było niezgodne z art. 241 Kpa.

Przyczyna: wg. wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „Pismo (…) zakwalifikowano jako wniosek, ponieważ porusza bardzo ważne sprawy społeczne. Z pisma wynika, że treść pytań została oparta o głosy i sygnały przekazywane od zaniepokojonych mieszkańców oraz samorządowców. Uzyskane odpowiedzi pozwolą na przeanalizowanie niektórych wprowadzonych przepisów uwzględniając ochronę własności osobistej, zaspokojenie potrzeb ludności jednocześnie zapobiegając nadużyciom jakich człowiek może dokonać w środowisku naturalnym.”

W 2017 r. skargi i wnioski złożone były w formie pisemnej, nie odnotowano skarg złożonych przez: posłów, senatorów i radnych. Nie zostały przekazane przez ww. skargi pochodzące od innych osób. Ponadto w okresie objętym kontrolą nie wpłynęły do kontrolowanej jednostki skargi i wnioski pochodzące od redakcji prasowych, radiowych i telewizyjnych.

Treść zawiadomienia o sposobie rozpatrzenia skarg i wniosków.

Na 7 skarg, które wpłynęły do jednostki w 2017 r.:
- w 4 skargach (poz. 2, 3, 4 i 8 z 2017 r.) w pismach przewodnich przekazujących zawiadomienia o sposobie ich rozpatrzenia nie wskazano w nagłówku Rady Miasta Myszków jako organ właściwy do rozpatrzenia.

Przyczyna: wg wyjaśnień Przewodniczącego Rady Miasta i z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „W związku z tym, że skargi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta zostały przypisane Wydziałowi Organizacyjnemu
i Nadzoru Prawnego, to Wydział ten przyjmuje skargi, prowadzi ich rejestr a następnie przekazuje je do załatwienia. (…) Rozpatrzona skarga przez Radę Miasta i podjęta uchwała jest przekazywana do Wydziału Organizacyjnego, który pismem przewodnim zawiadamia skarżącego o sposobie rozpatrzenia skargi.”

- w 4 skargach (poz. 2, 3, 4 i 8 z 2017 r.) pisma przewodnie o sposobie rozpatrzenia skargi zostały podpisane przez: Sekretarza Miasta (poz. 2 i 3) i z up. Burmistrza Sekretarza Miasta (poz. 4 i 8), mimo iż organem właściwym do ich rozpatrzenia była Rada Miasta Myszków, czym naruszono art. 238 § 1 w związku z art. 229 pkt 3 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „(…) Rozpatrzona skarga przez Radę Miasta czyli właściwy organ i podjęta uchwała jest przekazywana do Wydziału Organizacyjnego i Nadzoru Prawnego, który zajmuje się również sprawami technicznymi. Pismo przewodnie, do którego dołączono uchwałę wraz
z uzasadnieniem podpisał Sekretarz Miasta jako kierownik Wydziału.”

- w 3 skargach (poz. 4, 5 i 7 z 2017 r.) w zawiadomieniach o sposobie rozpatrzenia skarg brak pouczenia o treści art. 239 Kpa, czym naruszono art. 238 § 1 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień Przewodniczącego Rady Miasta i z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „(…) Rozpatrzona skarga przez Radę Miasta czyli właściwy organ i podjęta uchwała jest przekazywana do Wydziału Organizacyjnego i Nadzoru Prawnego, który zajmuje się również sprawami technicznymi (…).” „(…) Uznając skargę za bezzasadną przeoczono powołanie się na art. 239 Kpa.”

- w 5 skargach (poz. 2, 3, 5, 7 i 8) w zawiadomieniach o odmownym rozpatrzeniu skarg nie wskazano uzasadnienia prawnego, co jest niezgodne  z art. 238 § 1 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień Przewodniczącego Rady Miasta i z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „(…) Rozpatrzona skarga przez Radę Miasta czyli właściwy organ i podjęta uchwała jest przekazywana do Wydziału Organizacyjnego i Nadzoru Prawnego, który zajmuje się również sprawami technicznymi (…).” „Odpowiedź na skargę oparta jest na wyjaśnieniach pisemnych i ustnych kierowników wydziałów lub jednostek organizacyjnych. Kierownicy wydziałów zostaną zobowiązani do podawania oprócz merytorycznych wyjaśnień również bardziej szczegółowych przepisów prawnych.”

- w 2 skargach (poz. 3 i 4) brak informacji o rozpatrzeniu skargi w części dotyczącej pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i pracownika Urzędu Miasta Myszkowa, tym samym skarżący nie zostali powiadomieni o sposobie załatwienia sprawy w ww. zakresie, co jest niezgodne 237 § 3 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „ (…) pracownicy MOPS podlegają bezpośrednio Dyrektorowi MOPS. Dlatego jeżeli Dyrektor uwzględnił jako skargę na pracowników jednostki powinien sam przeprowadzić postępowanie skargowe.” „W dokumentacji skargowej nie zawarto informacji o rozpatrzeniu skargi w części dotyczącej działań pracownika UM Myszków, ponieważ opisywana osoba jest zatrudniona w Komunalnym Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Myszkowie.”

Na 10 objętych kontrolą z 76 pozycji wykazanych w rejestrach wniosków w 2017 r.:
- w 6 wnioskach poz. 17, 22, 34, 39, 47, 51 z 2017 r. (rejestr IM.1510),  w zawiadomieniach o sposobie rozpatrzenia sprawy nieprawidłowo oznaczono organ, stosując pieczęć nagłówkową Urzędu Miasta zamiast Burmistrz Miasta, co było niezgodne z art. 238 § 1 Kpa w zw. z art. 247 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „W zawiadomieniu  o rozpatrzeniu wniosku w części nagłówkowej pracownicy wydziałów wskazali Gminę Myszków ponieważ uznali, że Burmistrz Miasta Myszkowa reprezentuje Gminę i działa w imieniu Gminy”.

- w 2 wnioskach poz. 5, 34 z 2017 r. (rejestr IM.1510) w zawiadomieniach o odmownym rozpatrzeniu wniosku nie zamieszczono uzasadnienia prawnego, co jest niezgodne z art. 238 § 1 Kpa w zw. z art. 247 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „Pracownik udzielił odpowiedzi na wniosek w terminie, jednakże nie wyczerpująco uzasadnił prawnie swoją odpowiedź. Podczas udzielenia odpowiedzi na następne wnioski postara się powołać na bardziej szczegółowe przepisy prawne.”

W przypadku 10 objętych kontrolą wniosków spośród 76 zarejestrowanych pozycji w 2017 r. zostały rozpatrzone w następujący sposób:
 6 wniosków wyjaśniająco;
 2 wnioski negatywnie;
 1 wniosek pozytywnie;
 1 pismo nie spełniało znamion wniosku w myśl art. 241 Kpa.
W przypadku 8 zarejestrowanych skarg w 2017 r. zostały one rozpatrzone w następujący sposób:
 1 skarga wyjaśniająco;
 2 skargi odmownie;
 4 skargi uznano za bezzasadne podejmując uchwały przez Radę Miasta, (w tym 2 skargi rozpatrzono częściowo ponieważ nie ustosunkowano się do zarzutów postawionych wobec pracowników);
 1 skarga wpłynęła do Urzędu Miasta w 2016 r. i nie została objęta kontrolą z uwagi na przyjęty okres do kontroli tj. od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r.;

Właściwość organów rozpatrujących skargi i wnioski.

Na 4 z 7 skarg, które wpłynęły do jednostki w 2017 r. z analizy dokumentacji skargowej wynika, że sprawy zostały przekazane do rozpatrzenia właściwemu organowi bez zachowania trybu określonego w art. 229 pkt 3 w zw. z art. 231 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „(…) Nie ma uzasadnienia do pisemnego przekazywania skarg, ponieważ odbiór każdej skargi jest potwierdzony w rejestrze skarg przez pracownika Biura Rady.”

Pozostałe skargi i wnioski objęte kontrolą zostały rozpatrzone bezpośrednio zgodnie z właściwością określoną w art. 229 pkt 3 Kpa i art. 242 § 1 Kpa.

Ustalenie terminowości załatwiania skarg i wniosków.

Wszystkie 7 skarg, które wpłynęły do jednostki w 2017 r. zostały rozpatrzone zgodnie z terminem określonym w art. 237 § 1 Kpa.

W 2 przypadkach na 10 objętych kontrolą wniosków z 2017 r. sprawy zostały rozpatrzone po ustawowym terminie tj.:
 wniosek poz. 39 z 21.11.2017 r. (rejestr IM.1510) został rozpatrzony
z dniem 28.12.2017 r. tj. 7 po terminie, co jest niezgodne z art. 244 § 1 Kpa;

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „W związku z tym, że wniosek nr 39 z 21.11.2017r. Wydziału IM rozpatrywał nowo zatrudniony pracownik, który musiał szczegółowo zapoznać się z aktami sprawy i wyjaśnić problem z jednostkami zewnętrznymi odpowiedź została udzielona 7 dni po terminie.”

 wniosek poz. 34 z 05.10.2017 r. (rejestr IM.1510) został ostatecznie rozpatrzony z dniem 22.12.2012 r. tj. 46 dni po terminie, co jest niezgodne
z art. 244 § 1 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „W trakcie postępowania w przedmiocie wniosku, odpowiedź na wniosek udzieliły dwa wydziały. Wydział NU udzielił odpowiedzi w terminie, natomiast Wydział IM udzielił również odpowiedzi uzupełniającej do wniosku.”

Tym samym w toku ww. postępowań wnioskowych nie zostały przekazane do wnioskujących zawiadomienia o przedłużeniu załatwienia wniosków zgodnie z art. 36 Kpa w związku z art. 244 § 1 Kpa.

Przyczyna: wg wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „W związku z niedopatrzeniem pracownik Wydziału IM Urzędu Miasta Myszkowa nie poinformował wnioskującego o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy”

W przypadku pozostałych 8 wniosków objętych kontrolą z 2017 r. zostały rozpatrzone zgodnie z terminem określonym w art. 244 § 1 Kpa.

Ustalenie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej w procesie załatwiania skarg i wniosków.

W kontrolowanym okresie wpływające skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) oraz skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości ewidencjonowane były w Urzędzie Miasta Myszków
w jednym rejestrze skarg (dot. skarg) prowadzonym przez pracownika w Wydziale Organizacyjnym i Nadzoru Prawnego oraz w rejestrach wniosków (dot. wniosków) prowadzonych przez poszczególne wydziały i referaty.
Wszystkie rejestry oznaczone zostały symbolem JRWA nr 1510.

Z analizy dokumentacji wynika, że w przypadku 4 na 8 zarejestrowanych skarg postępowanie prowadzone było według właściwości przez Radę Miasta. Skargi te przekazano do Rady Miasta bez zachowania trybu określonego w art. 231 Kpa, tym samym bez zastosowania właściwego nr JRWA 1511 określonego w zał. 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
(zw. dalej instrukcją kancelaryjną).

Przyczyna: wg. wyjaśnień Przewodniczącego Rady Miasta i z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „(…) W związku z tym, że skargi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta zostały przypisane Wydziałowi Organizacyjnemu i Nadzoru Prawnego, to wydział ten przyjmuje skargi, prowadzi ich rejestr, przekazuje do załatwienia i przygotowuje ostateczną odpowiedź (…)”. „(…)Rejestry wniosków zakwalifikowanych zgodnie z art. 241 kpa prowadzą poszczególne wydziały i referaty tut. Urzędu.” „Biuro Rady Miasta nie prowadzi odrębnego rejestru skarg. (…).” „(…) Nie ma uzasadnienia do pisemnego przekazywania skarg, ponieważ odbiór każdej skargi jest potwierdzony w rejestrze skarg przez pracownika Biura Rady.(…)”.

Pozostałe skargi objęte kontrolą załatwiane bezpośrednio (w tym jednostkach podległych) rejestrowano pod właściwym nr JRWA 1510.

W przypadku 9 na 10 objętych kontrolą wniosków postępowanie prowadzone było bezpośrednio. W jednym przypadku błędnie zakwalifikowano pismo jako wniosek na podstawie art. 241 Kpa. Wnioski objęte kontrolą załatwiane były w toku postępowania pod niewłaściwym nr JRWA (tj.: 6 wniosków pod nr 7021
i 3 wnioski pod nr 7243, 6122, 7221), co było niezgodne z zał. 2 do instrukcji kancelaryjnej.

Przyczyna: wg. wyjaśnień z up. Burmistrza Sekretarza Miasta: „Pracownicy omyłkowo nie nadawali numeru właściwego do rozpatrzenia wniosku 1510, natomiast nadawali numer jednolitego rzeczowego wykazu akt oznaczając sprawę swojego wydziału.”

PAWEŁ GĄSIORSKI